Quelques conseils pour bien choisir le lieu de son évènement

Pour planifier un événement ? Dans toutes les listes de choses à faire, l’une des premières étapes qui vous vient à l’esprit est de trouver une place ! Élément central de votre événement, le choix du lieu doit être basé sur vos objectifs, votre vision, le nombre de personnes attendu, le type de votre événement… voici les éléments qui reflètent votre choix de lieu événementiel.

Si vous invite pas beaucoup de gens

Votre événement s’adresse à un public restreint, il est donc plus facile de trouver un lieu qui crée une ambiance chaleureuse, alternative ou originale. Le type et le calendrier des événements est le premier élément pertinent pour définir votre lieu : le soir ou le matin, l’espace ne sera pas le même, c’est certain. Plus précisément cafés, lofts, salles de réunion, espaces culturels ou bars, clubs, salles de concert… Vous pouvez taper selon vos critères d’ambiance, l’univers que vous souhaitez transformer et l’événement que vous organisez (concerts, événements professionnels, entre amis , séminaires…).

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L’aménagement de l’espace d’entrée et du lieu est également très important. Il y a plusieurs espaces si nécessaire ou pour correspondre à votre horaire d’événement : Pour les présentations, il est préférable d’avoir suffisamment d’espace pour que les gens puissent s’asseoir ou pouvoir se déplacer facilement et rester debout sans se marcher dessus avec un cocktail. Le mobilier sur place peut aussi être un facteur de sélection, il est plus facile d’utiliser du mobilier qui est déjà sur place. Selon la période choisie, vous souhaiterez certainement un espace extérieur, profiter du beau temps, créer un espace fumeur,…

La question est donc, est-ce complètement privatisé ou juste un espace ? N’oubliez pas de définir clairement la période de temps pour les activités, y compris l’installation et le retrait.

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Autres questions à se poser : Combien de personnes avez-vous ? Vous souhaitez intégrer l’animation ? Quel équipement est requis ? Doit-on prévoir des traiteurs et/ou des boissons ? Lister autant d’éléments pour établir un devis avec le bailleur ou le propriétaire de la chambre. Si vous cherchez quelque chose de nouveau ou d’inattendu, suivez également les tendances. Nous voyons de plus en plus de lieux temporaires, par exemple, des espaces sont créés, tels que des espaces de Co-réunion, et même des lofts et des appartements peuvent désormais être loués en cas d’urgence. N’hésitez pas à cliquer ici pour plus d’informations sur nos logiciel annonce locatif pour vous aider à trouver rapidement votre lieu évènementiel.

Si vous inviter beaucoup de personne

Qu’il s’agisse d’un congrès, d’un grand événement étudiant, d’un concert… Trouver une salle est tout aussi important et peut s’avérer plus compliqué lorsqu’on attend quelqu’un. Vous devez trouver une salle suffisamment grande pour accueillir un grand nombre de participants. Un espace extérieur en fonction de la météo peut être une bonne option, sinon cherchez des lieux culturels, des salles de réunion, des salles d’exposition dans les espaces publics urbains de la mairie… Attention à ne pas trop y penser même si votre compteur est quasiment plein, il ne crée pas non plus un sentiment de vide. L’accès à votre emplacement est important, choisissez votre chambre selon les critères définis en amont : accès parking, accès aux personnes à mobilité réduite, entrées multiples, issues de secours. Attendez-vous quelqu’un de loin? N’oubliez pas les alentours, c’est sympa d’avoir une place près de la gare, de l’aéroport, des transports en commun pour faciliter l’arrivée de vos participants. Pour le grand soir en tant qu’événement professionnel, pensez également à revenir pour en faire le plus relaxant et le plus agréable pour vos invités.

Dans tous les cas, petits ou grands, il est important d’anticiper, lister ses besoins, prendre le temps de visiter les lieux, comparer, définir le nombre de personnes attendu, les objectifs de l’événement, et ce que l’on souhaite laisser en souvenir. Planifiez votre budget et plan B ! Personne n’est à l’abri d’accidents, d’annulations, de changements de dates ou d’intempéries.